资金预算表怎么做(第一次制定年度预算,应该怎么做?)

年末将临,许多行政小伙伴开启了第一次制定预算的工作体验。没有往年数据参考、没有今年数据汇总、自己也没有太多经验...

面对这种地狱难度的工作模式,第一次制定行政年度预算的小白应该怎么做?

《制定行政预算的新手指南》,请查收!

一、明确预算概念和项目分类

第一次做预算,且没有以前可参考的方案时,就要先明确定制预算的概念和计算方式。

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明确预算概念

首先是范围概念:如果你司有多个办公地,就需要确认你定制的预算范围是总公司全部预算、还是只需要负责所在分子公司、城市、办公区...的预算。

其次是项目概念:预算定制往往涉及到一些重复项,这就需要确定提前分好项目内容,明确哪个项目划分在哪个部分中、如果是分公司多办公地的还需要明确由谁来提报,避免重复计算。

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划分预算项目分类

开始划分项目分类前,首先可以咨询财务部设定好的科目类别,确保行政科目与公司财务科目对应,以便后期核对审批以及使用调整。

然后你可以从本年度的预算数据中归纳具体费用科目,并根据本年度计划罗列项目类别,搭建基本的费用类型框架。比如:

a. 日常预算:支撑公司日常运营与服务所产生的预算开支,包括日常办公费、服务费、办公区维修费、车辆使用费、租赁费、员工福利费、物业管理费用、招待费、培训费等。可以按用途、按资源或需求、按成本等维度分类。

*日常预算类别示例(部分)

b. 项目预算:基本可以拆分成活动类项目与装修类项目。比如场地相关的包括租赁、布置等费用;活动相关的包括礼品、物料等费用;装修类的包括设计、监理、保险、装饰、家具等。

假如公司新一年度有举办活动及租赁搬家的计划,那就应该另外设立项目预算。通过对整体项目实行预算梳理及管理,可以方便观察项目的投入与成效,有利于最终复盘总结。

*项目预算类别示例(部分)

c. 资产预算:置办或采购固定资产时发生的费用开支。包括办公设备、办公家具等设备采购费用和购入房屋时发生的装修费用、空调安装等房屋类费用。此外,为了节约成本,到期更换设备可根据企业需求评估,低于总设备的数量进行配设和采购。

*资产预算类别示例

如果你仍旧对分类无从下手,可以查找参考行政技能地图上的预算项目分类。

除了通过工作项目分类整理数据,你还可以从时间角度倒推今年每月发生的费用支出,查缺补漏补充进你的项目分类里,避免漏掉某个项目使后续分析出现较大误差。

二、整理基础数据

项目分类之后,可以分别计算出今年的整体费用,用做来年预算额度参考。

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收集汇总数据

开始收集计算后,除了翻看之前的月度数据记录,你还可以直接把合同都找出来,这上面是固定的支出,可以作为一部分基础数据来源。同时也能避免漏掉一些年付项目。

由于数据繁杂、某些费用支出可能跨越多个月份等,你可以在记录过程中设置取值维度,比如按月取值、特殊情况按次取值、月度之间数值有变化取平均数等,从而得出本年度每月费用与重大事项单独的费用。不仅让结果清晰明了,还可留做案底以供来年对比参考,方便总结归纳行政工作。

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科学预估数据

最后,面对剩下的已发生但无数据记录的项目,只能采用预估的方法。比如车辆油费的预估:根据不同车辆的油箱容积,以及每月运行公里数来做计算。

这里小知也整理了一些常见的物品费用及服务标准,仅供参考:

药品费:人均费用大概为0.5~0.8元/月;

电费:不含专业机房的话,基本8~10元/平米;

下午茶费用:人均费用基本为15元/人/月;

维修费:除日常维修外,每年供冷供暖季前需清洗空调滤网,单价50~75/元/个;

能源费:夏季电费支出比其他时段大概高出10~15%;

生日会费用:人均费用大概为30元/人/月;

基本活动费:人均费用为10元/人/次;

办公用品费:人均费用最多为30元/月;

饮水费:每人每月一桶水,直饮水水费为2元/人/年;夏季饮水费普遍比其他季节高5~10%;

销售的电话费:30-45元/人/月;

地毯保洁频次:建议半年或一年清洗一次地毯(看脏的程度)。

以上数据仅供参考,具体需要根据所在城市和公司情况调整。

这里需要注意:在最后预算方案里需要把预估逻辑与参数写清楚,方便审批人查看及审批。保证每一个数值有来源、有测算逻辑。

三、根据各种影响因素调节预算

市场变动带来的费用上涨、人员扩招带来的一系列费用增加、以及公司发展规划下的重点项目预算比重调整等都会给预算带来较大影响,行政应在总结好的基础数据上结合这些影响因素进行调整。

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市场的影响

主要指由于合同续签价格上涨、产品等市价上涨等情况。

比如,虽然日常费用开支此部分费用较为固定,但在实际预算制定中也不能照搬往年的预算开支,而应根据当下实际情况加以调整。例如服务类供应商一般是一年签一次合同,随着服务人员工资变动,每年具体的服务费用都不同。

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人事变动的影响

行政在制定预算时也要咨询人事部关于未来一年的计划,大规模的人员增减可能会带来办公场地、家具电器、日用消耗品等一系列的预算变动。

比如,如果公司本年度将优化人员,那么人员费用就应在去年基础上进行调整;如果今年预计大规模扩招增添人手,那行政部也应提早储藏备用金,有备无患。

电脑周边耗材费、名片制作费、内部文印费、工卡制作费、打印机租赁费、行政部市内交通费、快递费、维修费等是可以用数值分析的。此类科目一般是算出往年科目的相关月均值,再做20%的提升。

例如,名片一盒10元,按每人2盒计算。2021年第一季度每月平均名片制作费为410元,每月平均预定人数为21人。那么,在2022年HC没有大体变化的情况下,可将月度人数在此基础上提升20%,即25人。得出2022年的名片制作费用为500元/月。

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月/季度差异

结合实际客观因素分析不同月度、季度费的差额情况,适当增减。

要考虑到每季度预算的特点,比如供冷季节期间电费水费以及饮用水费用会增加;Q4万圣节感恩节圣诞节等节日较多;春节、十一期间有长假期费用会减少;其他还有金九银十、双11、业务部年底冲刺等...

落地到项目里,月季度差异可能会对电费、固定电话费、文具类办公用品费、饮用水费、一般性药品费、下午茶费用、生日会费用、活动费等造成影响。

例如,2021年3月的电费是人均1.5元/天。在此基础上,假如2022年HC数值为300人,3月工作天数为22天,可得2022年3月电费为:300人*1.5元*22天≈10000元。

但考虑到3月是季度底,属于业务部门冲刺阶段,应该还应在10000的基础上做提升。一般较大的数额量可做15%左右的提升。最终,3月预算设定值为11500元。

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公司年度计划

掌握公司本年度的经营计划,确保预算制定围绕总体战略目标进行。

如果忽略整体目标,只关注本年度采购多少台办公设备、举办多少场活动的话,容易导致行政工作成果与公司整体方向产生误差,造成资源浪费。应密切关注公司的下一步计划及动作,确保好钢使在刀刃上。

同时,要确定好本年度的行政预算基准线,避免因预算制定超支而引发多次修改返工的问题。

公司计划变动可能也会带来一些隐形成本,比如:如果公司来年需要租赁新的办公场地,就可能会涉及物业类的隐形费用,比如很多商业楼宇会指定第三方网络,如果你司不想采用则需要缴纳一些占道费用以迁入目标运营商网络,一般是年收费,需要在入住前与物业谈。

其他还有一些车辆、消防用品的年检类费用、资产折旧损耗等,也都需要考虑在内。

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部门年度计划

除了考虑公司计划,结合部门计划调整整体预算也很重要。

比如年底收集员工需求,进行工作调优;在部门工作内容上,也要考虑是否有外延的可能,是否有更多创新空间;还需要根据部门来年的发展诉求,在重点项目上发力。

四、数据筛查与合理作减

完成以上三步,你的年度预算就已经初具规模了,但这并不是“完成”了哦!还需要进行最后的筛查核对,避免出现重大错误。如果你司有降本要求,还需要预算合理作减。

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数据筛查核对

数据筛查核对主要是检查预算数值容易发生出入的地方,是制定预算过程中每个阶段都需要做的事情,包括最后制定完成也是需要筛查一遍的。(这里小知列出全部筛查重点以供参考,大家可以根据自己的实际情况运用。)

检查重点:每个明细的单价和数量是否有较大出入;是否忽略了只在某个季度发生或去年有今年没有的情况;注意实际发生与预算的计算维度有无出入;检查收集数据的子表是否出现错误;每月总和与季度数据是否一致、季度总和与年度费用是否一致等...

检查方法:计算核对子表各项总数纵横方向的总数;如果你有往年数据,可以对比去年申报数/今年实际使用/明年预计申报三个维度的数据,有差异较大的项目要重点关注。

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预算合理作减

预算作减不能盲目划掉费用,要根据实际情况分析,在不影响正常办公的情况下进行。例如库房是否可以合并使用或以季度租赁代替全年租赁、办公绿植是否可以适当减少一部分、福利提供方式上是否可以优化等。

对本年度项目的必要性进行等级划分,有利于缩减非必要性的成本开支。可按以下等级标准进行项目划分:

固定项目★★★

等级最高,是必须支付的费用。包括房屋相关成本(房租、物业费等)和公司相关成本(执照、会费等)。

变动项目★★☆

等级次之,属于必须有且可减少的费用。但减少的成本不能影响到日常办公。例如,办公费用。

非必须项目★☆☆

等级最低,取消之后不会影响正常办公的项目。比如,环境布置、福利、保险、公共招待耗材、团建等一系列费用。

*图源知行公开课《行政如何科学制定企业预算》

五、你关心的问题回答

最后,小知还整理了一些大家比较关心的预算定制问题及回答。

Q1:企业的行政资产预算如家具、设备电器是根据什么来做的呢?有啥好的思路么?

A:首先看折旧年份,是否需要报废、更新数量有多少、是否新增办公区或会议室/老板间/工位等。从需求出发,然后看采购询价和比价。折旧和新增(人员增长,新增业务,新增区域),还有报废都要算进去。

Q2:行政预算建议设置杂项或其他费用预算项吗?如果设置建议将哪些费用列入其中?设置逻辑是什么呢?

A:这个问题要与财务同步。一般财务会主要关注费用项高的、固定发生的等。比如如果公司员工多工位多,那么工卡和工位牌是都要算的;但如果人少,这部分就不为主。同理其他也是如此。

Q3:电费,办公费用,车辆油费,维修费,装修费……按什么标准?

A:电费国家或园区有统一的单价报价,也许年中会涉及调整,可以参考往年的增长比;车辆油费参考每月的发生或发生平均值,另外考虑新的一年车辆是否有数量变化做增减;维修费可根据实际发生和使用年限,年头久的维修频度就要增长;装修费主要看面积和装修标准,如前台、会议室、茶间...指定装修标准后自然就有了费用标准,然后就可以根据面积等稍作调整。

Q4:公司第一年做预算,财务导出和参考数据比较泛泛,而且入账与实际亦有出入,很难参考怎么办?

A:这种情况就只能根据人数、市场等做预估,具体方法可参考上文第二部分。

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制定年度预算就想是对行政人员的一次年底大考,不仅考验对行政工作的熟练程度,同时也在考核你对公司情况的了解程度,更是对自己工作成果的检验和复盘。

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